Jaké pomůcky vám usnadní archivaci v kanceláři

Sami jste určitě zjistili, že v kanceláři je nutný pořádek a systém, aby mohla efektivně fungovat. Řadu dokumentů musíme podle zákona uchovávat i několik let. Proto je důležité, abychom je měli správně označené, uložené a dobře se v nich vyznali. Jen tak nás nemůže překvapit kontrola nebo šéf, který potřebuje dohledat nějaké údaje.

Nabídka archivačních pomůcek je velmi pestrá

Každý z nás je originál a vyhovuje mu něco jiného,  i při třídění a archivaci materiálů. Dnes si naštěstí můžeme vybírat z široké nabídky pomůcek, která vyhovuje všem požadavkům na uskladnění a ochranu dokumentů. Jsou tu pro vás pákové pořadače, desky, rychlovazače, prospektové obaly, podpisové knihy, obaly na dokumenty a další nezbytnosti pro zpříjemnění a usnadnění práce.

Druhy třídících a archivačních produktů

Pro práci s dokumenty, jejich třídění a archivaci budeme vybíráme pomůcky z těchto kategorií:

  • Pořadače
  • Desky a rychlovazače
  • Obaly
  • Archivační systémy
  • Rozlišovače
  • Závěsné systémy
  • Aktovky
  • Třídicí knihy

Nejpoužívanější pomůcky

Nejčastěji se v kancelářích používají klasické černé pákové pořadače, prospektové obaly (fólie) typu „U“ čiré nebo s hrubým povrchem. Papíry se vsunou do obalu, který je ochrání před poškozením. Dá se s nimi pracovat nebo je uložit do složky či pořadače. Komu se nelíbí černé papírové pořadače, může si vybírat z dalších typů, materiálů a škály barev, což se hodí tam, kde jsou pořadače vidět (třeba na polici).

Archivace zákonem stanovených dokumentů

Uchovávání dokumentů se řídí  zákonem č.499 Sb. o archivnictví a spisové službě.  Jsou v něm podrobně popsány povinnosti fyzických i právnických osob v oblasti archivace dokumentů. Zde pro lepší orientaci přinášíme stručný přehled:

Účetní doklady

  • účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let

Daňové doklady

  • doba archivace 10 let

Personální doklady

  • stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
  • mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
  • u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let

 

Po nastudování zákona a podle dokumentů, které vy konkrétně uchováváte, vybírejte archivační pomůcky. Díky nim udržíte systém a pořádek v kanceláři. Pokud si zvolíte pomůcky v konkrétní barvě (nebo dvou), budou i zajímavým designovým doplňkem.

 

 

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *