Sami jste určitě zjistili, že v kanceláři je nutný pořádek a systém, aby mohla efektivně fungovat. Řadu dokumentů musíme podle zákona uchovávat i několik let. Proto je důležité, abychom je měli správně označené, uložené a dobře se v nich vyznali. Jen tak nás nemůže překvapit kontrola nebo šéf, který potřebuje dohledat nějaké údaje.
Nabídka archivačních pomůcek je velmi pestrá
Každý z nás je originál a vyhovuje mu něco jiného, i při třídění a archivaci materiálů. Dnes si naštěstí můžeme vybírat z široké nabídky pomůcek, která vyhovuje všem požadavkům na uskladnění a ochranu dokumentů. Jsou tu pro vás pákové pořadače, desky, rychlovazače, prospektové obaly, podpisové knihy, obaly na dokumenty a další nezbytnosti pro zpříjemnění a usnadnění práce.
Druhy třídících a archivačních produktů
Pro práci s dokumenty, jejich třídění a archivaci budeme vybíráme pomůcky z těchto kategorií:
- Pořadače
- Desky a rychlovazače
- Obaly
- Archivační systémy
- Rozlišovače
- Závěsné systémy
- Aktovky
- Třídicí knihy
Nejpoužívanější pomůcky
Nejčastěji se v kancelářích používají klasické černé pákové pořadače, prospektové obaly (fólie) typu „U“ čiré nebo s hrubým povrchem. Papíry se vsunou do obalu, který je ochrání před poškozením. Dá se s nimi pracovat nebo je uložit do složky či pořadače. Komu se nelíbí černé papírové pořadače, může si vybírat z dalších typů, materiálů a škály barev, což se hodí tam, kde jsou pořadače vidět (třeba na polici).
Archivace zákonem stanovených dokumentů
Uchovávání dokumentů se řídí zákonem č.499 Sb. o archivnictví a spisové službě. Jsou v něm podrobně popsány povinnosti fyzických i právnických osob v oblasti archivace dokumentů. Zde pro lepší orientaci přinášíme stručný přehled:
Účetní doklady
- účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
Daňové doklady
- doba archivace 10 let
Personální doklady
- stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
- mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
- u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let
Po nastudování zákona a podle dokumentů, které vy konkrétně uchováváte, vybírejte archivační pomůcky. Díky nim udržíte systém a pořádek v kanceláři. Pokud si zvolíte pomůcky v konkrétní barvě (nebo dvou), budou i zajímavým designovým doplňkem.